2019年より施行された「働き方改革」によって時間外労働の上限規制や勤務間インターバル制度の導入が促進されるようになりましたが、従業員の労働時間が減少したことで働き方改革の施行以降、労働生産性が低下してしまったという企業も多いかもしれません。
低下した労働生産性を回復させるには業務フローを改善して快適に働くことができるよう環境を整備し、業務効率化を図っていかなければなりませんが、業務効率の向上に貢献してくれるツールとして今注目を集めているのがデジタルホワイトボードです。
デジタルホワイトボードは働き方改革に欠かせないツールとも言われているWeb会議システムを利用することができ、さらに取り入れ方次第で多くの業務を効率化することができます。
デジタルホワイトボードを導入することで労働生産性の向上を始め、働き方改革によって抱えていた様々な課題を解決に導く方法を考えてみましょう。
そこで今回は、実際にデジタルホワイトボードで業務効率をアップさせる方法をご紹介します。
目次
働き方改革の実現にデジタルホワイトボードが必要不可欠な理由とは？
働き方改革によって柔軟な働き方が求められるようになり、加えてコロナ禍により在宅勤務が増えたことで労働生産性が低下した企業もあると言われています。
生産性を向上するには柔軟なワークスタイルを維持しながら、効率的に働くことができる環境を整備していく必要がありますが、そこで取り入れたいのがICTツールです。
ICTツールとは情報通信技術を活用したツールのことで、ICTツールを活用することでこれまで手動で行っていた作業の自動化や作業の高速化ができることから、働き方改革における必須ツールとしても注目されています。
ICTツールは、デバイス等の電子機器のハードウェアだけでなく、アプリやブラウザサービスのソフトウェアのことも指しますが、これら両方の概念を兼ね備えているICTツールがデジタルホワイトボードです。
デジタルホワイトボードとは、画面に文字を自由に書き込めるホワイトボード機能だけでなく、パソコンやスマートフォン内のデータを画面共有できる機能を持つディスプレイで「電子ホワイトボード」「電子黒板」「インタラクティブホワイトボード」と呼ばれることもあり、学校などの教育現場からビジネスシーンまで、様々な場所で有効活用されています。
デジタルホワイトボードを導入している企業では、主に会議室に設置するほか、会議以外の用途でも業務効率化のため活用が進んでいます。ICTツールを上手に活用するほど、従業員全員が柔軟な働き方ができるようになり、働き方改革の促進につなげることができます。
デジタルホワイトボードで業務効率をアップさせる方法
デジタルホワイトボードは既に多くの企業で導入されていますが、企業によってさまざまな用途での活用方法があり、デジタルホワイトボードの導入により業務効率が大幅にアップしています。
では一体、どのような方法で業務効率をアップさせているのかご紹介します。
1.スケジュールや業務タスクの確認ツールとして活用
仕事の作業効率を上げるには、現在各従業員が抱えている業務タスクをいつでも把握できるようタスク管理をしていくことが重要です。
デジタルホワイトボードでは、現在進行中の業務タスクなど建設現場の工程表といった、その日に行われる予定のスケジュールや業務内容を確認するツールとして活用することができます。
デジタルホワイトボードは、ディスプレイのサイズが大きいことから一度に多くの人が確認でき、さらに黒板やホワイトボードに手書きで書いていたときよりも人為ミスが起こりにくくなるというメリットがあります。
タスク管理をしているパソコンとデジタルホワイトボードを連動することで、情報が更新された際にはリアルタイムでデジタルホワイトボードにも反映させることができるので、従業員は自分の業務内容をすぐに確認できるため、効率よく動けるようになります。
また、OSが搭載されているデジタルホワイトボードでは、タスク管理のアプリを使用することもできるので、いつも使用しているアプリをそのまま利用することが可能です。
2.本社-支社間でのリアルタイムの情報共有ツールとして活用
いくつかの支社がある企業では、本部と支社間での連携がスムーズに取れていないことが原因で生産性が低下することがあり、解決していくには本部と支社間での情報共有を最適化していく必要があります。
そこでデジタルホワイトボードを本部と各支社に設置して連携することで本社-支社間でスムーズに情報共有ができるようになり、さらにWeb会議システムを常時接続することで、
カメラとマイクを使ってリアルタイムで情報交換を行えるようになります。
さらにデジタルホワイトボードを使えば、テレワークをしている従業員と効率的に情報共有をすることもできます。
例えば、テレワークで働く従業員の進捗状況を本部に設置したデジタルホワイトボードに表示しておくことで本部にいる従業員がいつでも把握することができ、さらにデジタルホワイトボードからテレワークの従業員に業務の指示をすることも可能です。
3.Web会議システムを活用する
デジタルホワイトボードを使ってWeb会議を実施できることは、ご存知の方も多いかもしれませんが、Web会議システムには多くの便利な機能が搭載されており、それを活用することで業務効率化に役立てることができます。
例えば、遠隔地にいる人とWeb会議で打ち合わせを行う場合、活用したいのが「画面共有機能」です。
この機能は1人の参加者のデバイスの画面を他の参加者と共有できるというもので、これを使えば参加者全員に資料を共有することができ、遠隔地の相手に向けてプレゼンテーションを行うことも可能になります。
画面共有機能はZoomやMicrosoft Teamsなど、多くのWeb会議システムに搭載されています。
さらに遠隔地にいる人と共同作業を行っている際に活用したいのが「共同編集機能」です。
この機能ではWordやExcel、PowerPoint等のファイルを遠隔地にいる人と共同で編集することができ、チャット機能で相手と会話をしながらプロジェクトを進めることも可能です。
関連記事：デジタルホワイトボードでWeb会議を行うメリット＆おすすめWeb会議アプリ
4.ワイヤレス機能を活用したペーパーレス会議
デジタルホワイトボードの機種によってはワイヤレス機能が搭載されており、近くにあるパソコンやスマートフォン等の画面をデジタルホワイトボードにワイヤレスで表示させることができます。
会議の際にワイヤレス機能を活用することで、端末に入っている会議資料等のファイルをデジタルホワイトボードへ簡単に表示することができ、さらに複数の端末の画面を一度に表示することも可能なので、成果物を比較したいときにも役立ちます。
また、会議資料のデータを事前に参加者の端末に送信しておくことで、人数分の資料をプリントする必要がなくなり、印刷コストの削減にもつながります。
紙を一切使わないペーパーレス会議では、会議の直前まで資料の修正や情報の付記を行えるというメリットもあり、生産性向上につながるスマートな会議を行えるようになります。
デジタルホワイトボードで業務効率をアップさせるには機種選びが重要！
デジタルホワイトボードで業務効率をアップさせる方法をご紹介してきましたが、便利な活用方法を知ることで、まだデジタルホワイトボードを導入していない企業も前向きに導入を検討したくなったのではないでしょうか。
デジタルホワイトボードは、機種によって搭載されている機能が異なり、一部のWeb会議システムが使用できないものもあることから、比較して最適な機種を選ぶようにしましょう。
デジタルホワイトボードをまだ導入していない企業におすすめしたいのが、「ANSHI TOUCH（アンシータッチ）」と呼ばれる製品です。
「ANSHI TOUCH（アンシータッチ）」は、多くの機能を搭載したインタラクティブホワイトボードで、高いコストパフォーマンスを実現し、次世代のコミュニケーションツールとして様々な業種の企業で活用することができます。
デジタルホワイトボードでWeb会議システムやタスク管理アプリを使用するには対応しているOSが搭載された機種を選ぶ必要がありますが、「ANSHI TOUCH」は、WindowsとAndroidの2つのOSが搭載されており、業務効率化につながる様々なアプリをダウンロードして使用することが可能です。
さらに「ANSHI TOUCH」には、本体側面にPCユニットが内蔵されています。
また、PCユニットが内蔵されていない他社のデジタルホワイトボードは、毎回PCを接続する必要がありますが、PCユニットが内蔵されている「ANSHI TOUCH」では、その必要がありません。
ケーブル配線も電源ケーブルのみになり、スマートな見た目に加え、ケーブルを紛失したなどの心配もなくなることから、忘れ物などのケアレスミスはなくなります。
関連記事：失敗しない！デジタルホワイトボードの選び方とは？
オリジナルのワイヤレス画面共有アプリを搭載！
「ANSHI TOUCH」には、「Note」「ANSHI Share」という2つのオリジナルアプリがプリインストールされています。
「Note」というアプリでは、専用のペンを使って画面に文字やイラストを書き込むことができる「ホワイトボード機能」と、Windowsのデスクトップを表示できる「デスクトップモード」を自由に切り替えることができます。
デスクトップモードの画面に書き込むことも可能で、さらにWebサイトの作成、CADや、ワード、エクセルなどのアプリケーションを使用することもできます。
また、「ANSHI Share」というワイヤレス画面共有アプリを使えば、パソコンやタブレット、スマートフォン等の画面を簡単な操作で「ANSHI TOUCH」に表示させることが可能です。
さらに、連携できるデバイスの数は無制限のため、会議の参加者全員と連携して、より効率的な会議を行えるようになります。
「ANSHI TOUCH」は、他社の製品と比較して多くのデバイスとスムーズに連携でき、チームでの作業や情報共有をより活性化し、労働生産性の向上に貢献します。
もし、デジタルホワイトボードの導入を検討中なら、ぜひ「ANSHI TOUCH」を選んでみてはいかがでしょうか？
ANSHI TOUCHのオリジナルアプリについて詳しくはこちらをご覧ください。
まとめ
今回はデジタルホワイトボードで業務効率をアップさせる方法をご紹介しました。
このようにデジタルホワイトボードは業種を問わずさまざまなシーンで活用でき、業種によって適した活用方を工夫することで業務効率化を図ることができます。
そして、多くの機能が搭載されたデジタルホワイトボードを選ぶことでストレスなく生産性を上げていくことができるでしょう。
デジタルホワイトボード導入がこれからの企業様は、この機会にぜひ比較検討してみることをおすすめします。
