社内で行われるミーティングは、社員が現状報告を行ったり、今後の策について話し合ったりすることができる大切な場でもあり、業績向上を目指していくには欠かすことができません。
しかし、社員間での意思の疎通が上手くいかないと意見がまとまりづらくなり、時間だけが過ぎて終わってしまうこともあります。
生産性向上につながるような社内ミーティングを行うには、何よりもコミュニケーションを活性化させることが重要ですが、それに加えて社内ミーティングの効率化が図れるツールを導入することで、より活発なやりとりを行うことができるようになります。
社内ミーティングを効率化させたいという企業におすすめしたいのが、デジタルホワイトボードです。
社内ミーティングでは、アイデアや意見をまとめる際にホワイトボードを使っている企業も多いかもしれません。しかし、そこへミーティングに役立つ数多くの機能を搭載しているデジタルホワイトボードを導入することでスタイルが大きく様変わりし、コミュニケーションをより活性化させたり、生産性を高めたりするミーティングが可能になります。
しかし、デジタルホワイトボードを社内に導入するメリットがあまりよく分からず、導入を躊躇っている企業もまだまだ多いかもしれません。
そこで今回は、社内ミーティングにデジタルホワイトボードを導入することで得られるメリットをご紹介します。
目次
デジタルホワイトボードとは？
デジタルホワイトボードとは、画面に文字を書き込めるだけでなく、パソコンやスマートフォン内のデータを画面共有できる機能を持つディスプレイで「電子ホワイトボード」「電子黒板」「インタラクティブホワイトボード」と呼ばれることもあります。
場面を問わず、それぞれ異なるフローに合わせた活用をすることができるデジタルホワイトボードは、企業では主にWeb会議やプレゼンテーションの場で活躍しています。教育機関では対面授業だけでなくオンライン授業にも取り入れられたり、グループディスカッションに活用されたりと、幅広いシーンで活躍しています。
社内ミーティングにデジタルホワイトボードが最適な理由とは？
社内ミーティングは、単なる会議とは違うブレーンストーミングが入る場合、スムーズに進めるには社員同士が良好な人間関係を築けており、社内コミュニケーションがうまくっていなければなりません。コミュニケーションが不足していると社員同士でうまく意思疎通ができなくなり、時間の無駄になってしまうことがあります。
社内ミーティングでこのような問題点を抱えているという企業も多いかもしれませんが、これらの課題を解決できるツールとしておすすめしたいのが、デジタルホワイトボードの導入です。
最近では、社内ミーティングにデジタルホワイトボードを導入し、時代の先端を行くミーティングを行う企業が増えています。
デジタルホワイトボードはホワイトボードとしての役割のみならず、次世代のコミュニケーションツールとしての役割も果たします。デジタルホワイトボードを導入することでコミュニケーションを活性化させることができるのです。
例えば、デジタルホワイトボードにパソコンを接続し、パソコン内の資料を大きな画面に表示することで、参加者同士で同じ資料を見ながら意見やアイデアを出し合うことができるようになります。
さらに、画面に表示した資料の上から文字を書き込むことも可能なので、より活発な意見交換を促すことができます。
また、デジタルホワイトボードを複数の拠点に設置し、常時Web会議システムを起動しておくことで、他の拠点と手軽にミーティングを行ったり、それぞれのプロジェクトと情報共有したりできるようになります。
デジタルホワイトボードを導入することで、これまであまりコミュニケーションを取っていなかった相手とも交流する機会が増え、各拠点を含めた社内のコミュニケーションが活性化することによって、より効率的なミーティングが行えるようになります。
社内ミーティングデジタルホワイトボードを導入することで得られるメリット
社内ミーティングにデジタルホワイトボードを導入することで、社内コミュニケーションの活性化や業務効率化につなげられるとお伝えしましたが、デジタルホワイトボードを導入することで期待できるのはそれだけではありません。
他にも、社内ミーティングでデジタルホワイトボードを導入することによって以下のような様々なメリットを得ることができます。
1.ペーパーレス化で印刷費の削減
現在、多くの企業では紙媒体を電子化してコスト削減を目指すペーパーレス化が進められていますが、デジタルホワイトボードを導入することでペーパーレス化をさらに促すことができます。
社内ミーティングを行う際には、必要に応じて資料や報告書といった書類を印刷することが多いかもしれませんが、デジタルホワイトボードでは電子化した各種書類をそのまま画面に表示できることから、大画面で資料等を確認しながら意見交換ができるようになり、参加者全員分の書類を印刷する必要がなくなります。
デジタルホワイトボードに保存したデータはパソコンやスマートフォン等のデバイスに転送することができるので、事前に資料のPDFを参加者に送っておくことでスムーズにミーティングを進められるだけでなく、印刷費の削減になります。
2.生産性の向上
デジタルホワイトボードでは、参加者で資料を共有できる「画面共有機能」やデバイスと双方で操作を行うことができる「相互間操作」など便利な機能が搭載されており、さらに機種に内蔵しているOSによってはPCと同じソフトウェアが利用できるなど、様々な機能を活用することでミーティングの効率化につなげることができます。
そのため、これまでよりも短い時間で濃密なミーティングができるようになり、時間短縮できることで通常の業務の作業時間が増え、生産性が向上します。
3.書き込み内容を保存して議事録に
社内で行われるミーティングでは会議室などでホワイトボードを使って行うことが多いかもしれませんが、ホワイトボードを使ったミーティングは、手元の資料を見ているうちに今何について話し合いをしているのか見失ってしまうことがあり、さらに書き込みした内容を写真に撮っておかなかった場合、その内容を忘れてしまうこともあります。
しかしデジタルホワイトボードなら、書き込んだ内容をPDFや画像データとしてそのまま保存できる機能が備わっており、保存したデータは次回のミーティング時に再び使用したり、他のデバイスに送信したりすることができるため、確実に記録を残すことができます。
さらに、従来のホワイトボードを使ったミーティングでは、議事録を作成するためには手間や時間を費やしましたが、書き込み内容を保存できるデジタルホワイトボードなら、保存したデータを元に漏れのない議事録を作成するのが簡単になります。
4.ホワイトボード機能を使いこなして、より効率的なミーティングに
デジタルホワイトボードには様々な機能が搭載されています。メインのホワイトボード機能にも多くの便利な機能が備わっているので、ホワイトボード機能を使いこなすだけでも、より効率的なミーティングが行えます。
デジタルホワイトボードでは、画面表示した資料の上に文字を自由に書き込めますが、その際に活用したいのがペンの切り替えです。
アナログのホワイトボードでは、ペンの色を変えたいときはそれぞれの色のペンを用意しておく必要がありましたが、デジタルホワイトボードではペンの種類や色、太さを選ぶことができるので、シーンに合わせて自由に切り替えて書き込むことが可能です。
また、デジタルホワイトボードは、専用ペンを使って書き込む以外にも指を使ってそのまま書き込むこともできるので、参加者全員のペンがない場合でも、複数人で気軽に書き込みを行うことができます。
社内ミーティングにおすすめのデジタルホワイトボード
ここまで、社内ミーティングにデジタルホワイトボードを導入することで得られる様々なメリットをご紹介してきましたが、メリットの数々を知ることで、まだデジタルホワイトボードを導入していない企業も、導入を前向きに検討したくなったのではないでしょうか。
そこで、デジタルホワイトボードをこれから導入する、または導入を検討している企業におすすめしたいのが、「ANSHI TOUCH（アンシータッチ）」と呼ばれる製品です。
「ANSHI TOUCH」は、多くの機能を搭載したインタラクティブホワイトボードで、高いコストパフォーマンスを実現し、次世代のコミュニケーションツールとしてミーティングやWeb会議など様々な用途で活用することができます。
また、デジタルホワイトボードを選ぶ際には、機能が充実している機種を選ぶことをおすすめします。「ANSHI TOUCH（アンシータッチ）」にはミーティングの効率化につながるインタラクティブな機能が数多く搭載されており、特に注目したいのが「ANSHI Share」という「ANSHI TOUCH」オリジナルの画面共有ソフトです。
「ANSHI TOUCH」にプリインストールされているこのソフトは、パソコンやタブレット、スマートフォン等の画面を簡単な操作で「ANSHI TOUCH」にワイヤレスで表示させることが可能です。
ワイヤレスで連携できるので、社内ミーティング時に資料を参加者で共有する際に役立てることができます。
「ANSHI Share」が連携できるデバイスの数は無制限のため、業務報告やプロジェクトの進捗状況を共有する際に、参加者全員の端末を表示してそれぞれの報告や状況を一度に確認するというような活用をすることも可能です。
また「ANSHI TOUCH」にはWindowsとAndroid2つのOSが標準搭載されており、両OSからダウンロードしたアプリを使用することができるので拡張性が高く、さらにPCユニットを内蔵しているので使用する度にパソコンとケーブルでつなぐ必要がありません。
3つのサイズから選べる！
デジタルホワイトボードを選ぶ際には、ディスプレイのサイズ選びも重要になり、設置する場所の広さに適したサイズを選ぶことで、より快適に使用できるようになります。
「ANSHI TOUCH」は65、75、86インチの3つのサイズ展開があり、ミーティングを行うスペースに合わせて選ぶことが可能です。
「ANSHI TOUCH」はディスプレイ（画面）にも多くのこだわりがあり、パネルにはフルHD液晶の4倍の高解像度である4Kを採用しており、図面や小さい文字も鮮明に表示することが可能です。
さらに、パネルには太陽光や蛍光灯などの光源が多い環境でも映り込みが少なくなる「アンチグレアパネル」を採用しています。
自然光が差し込む部屋でも画面をはっきりと見ることができるため、よりミーティングに集中しやすい環境を作ることができます。
デジタルホワイトボードを導入するなら、便利な機能満載の「ANSHI TOUCH」を選択して、ミーティングの効率化を図っていきましょう。
製品スペックの詳細はこちらをご覧ください。
まとめ
今回は、社内ミーティングでデジタルホワイトボードを導入することで得られるメリットをご紹介しました。
紹介してきた通り、デジタルホワイトボードを導入することで、コミュニケーションの活性化や生産性の向上など数多くのメリットをもたらしてくれ、これまでよりも有益で濃密なミーティングを行えるようになり、社内の結束を高めることができます。
デジタルホワイトボード未導入の企業様は、この機会にぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
