複数の拠点を持っている企業において課題でもあるのが「拠点間コミュニケーション」です。
直接会うことができない離れた場所にいる社員と円滑なコミュニケーションを取るのは簡単ではなく、コミュニケーションが不足していると意思疎通に時間がかかったり、情報共有が正しくできなかったりと、生産性の低下が懸念されます。
拠点間コミュニケーションを活性化させるには、離れた場所にいてもコミュニケーションを取りやすい環境を作っていくことが重要ですが、そんな問題の解決に一役買ってくれるのが、デジタルホワイトボードです。
デジタル社会の必須ツールとして多くの企業が続々と導入しているデジタルホワイトボードは、画面に文字を書き込める電子黒板としての活用方法以外に、コミュニケーションツールとしても非常に優秀で、デジタルホワイトボードを活用することにより遠隔地で働く人とスムーズにやり取りできるようになり、拠点間コミュニケーションの活性化につなげることが可能です。
拠点間のコミュニケーションを増やすためには、デジタルホワイトボードを導入して生産性を向上させていきましょう。
そこで今回は、デジタルホワイトボードで遠隔地と効率的にコミュニケーションを取る方法とメリットをご紹介します。
目次
遠隔地とのコミュニケーションにデジタルホワイトボードを使用することで得られる方法とメリットとは？
業務をスムーズに遂行していくには社内でのコミュニケーションが大切です。スタッフ間で意思疎通がしっかりとできていることで情報共有もスムーズに行うことができ、仕事の生産性を向上させることができます。
しかし、複数の拠点を持つ企業の場合、それぞれの拠点で働く人と遠隔でコミュニケーションを取っていく必要があることからコミュニケーションをスムーズに取るのは必然的に難しくなり、新たな拠点が増える度に生産性が低下してしまい悩んでいる企業も多いかもしれません。
それ以外にも、最近ではテレワークで離れた場所にいる相手と共同で業務を行うことが増え、多くの企業が社内コミュニケーションに課題を感じていると言われています。
遠隔地にいる人と意思疎通や情報共有を行うには、従来ではメールや電話が一般的でしたが、近年新たなコミュニケーションツールとして導入する企業が増えているのが、デジタルホワイトボードです。
デジタルホワイトボードは文字通り、ホワイトボードにデジタル機能を加えたもので、企業では会議で活用されることが多いですが、コミュニケーションツールとしても非常に優れており、デジタルホワイトボードを導入することで次のようなメリットを得ることができます。
1.拠点間コミュニケーションの活性化
最新のデジタルホワイトボードには、OSが搭載されていることが多く、OS搭載の機種はPCと共通のアプリケーションを使用できることから、様々なビジネスシーンに取り入れることができます。
例えば、本社と支社にデジタルホワイトボードをそれぞれ設置し、WordやExcel、PowerPointといったソフトウェアを使用できるMicrosoft Officeのアプリを使用することで、Web会議システムの画面共有機能からコミュニケーションを取りながら共同作業が行えるようになります。
デジタルホワイトボードを導入することで拠点間でのコミュニケーションを簡単に活性化させることができ、コミュニケーション不足の解決につなげることができます。
2.大画面で相手の表情を確認できる
遠隔地にいる人とメールや電話でやり取りする際に意思疎通がうまくできない際は、
相手の表情が確認できないということも一因だと考えられますが、デジタルホワイトボードを導入することで、そのような課題を解決することができます。
デジタルホワイトボードでは、大画面の特性を活かした臨場感のあるWeb会議を行うことができます。
複数人が参加するWeb会議では、パソコンやタブレットの画面だと相手の表情がはっきり見えにくいことがありますが、大画面のディスプレイを備えたデジタルホワイトボードなら参加者ひとりひとりの表情を確認しながら会議を行うことが可能なので、スムーズに意思疎通を図れるようになります。
3.生産性向上
働き方改革によって、多くの企業で生産性向上を目指す取り組みが行われるようになりましたが、コロナ禍で生産性の低下を余儀なくされた企業も多いかもしれません。
生産性を向上させるには無駄な業務を削減し、さらにひとりひとりのスキルを上げていくことも大切ですが、それ以外にも社員同士が良好なコミュニケーションを築けているかどうかも重要です。働きやすい環境ほど業務効率が良くなり、生産性向上を図ることができると言われています。
生産性向上を図るには、様々なツールを活用していくことも効果が期待できることがありますが、中でもおすすめなのがデジタルホワイトボードです。
例えば、口頭や文字では伝えにくい図面の修正を本社から支社に伝達する際には、それぞれの場所にデジタルホワイトボードを設置して連携することでデジタルホワイトボード上から指示を出すことができます。
また、デジタルホワイトボードの機種によってはCADなどの専門的なソフトを使用することも可能なので、大画面で図面を確認する際にも役立てることができます。
デジタルホワイトボードを使って遠隔地と効率的にコミュニケーションを取る方法
デジタルホワイトボードは様々な方法で遠隔地とコミュニケーションを取ることができ、色々な機能を使いこなしていくことでより業務効率化につなげることができます。
そこで、デジタルホワイトボードを使って遠隔地と効率的にコミュニケーションを取る方法をご紹介します。
1.WEB会議システムを活用する
現在発売されているデジタルホワイトボードのほとんどはZoomやMicrosoft Teams等の
WEB会議システムを使用することができ、WEB会議システムを活用することで、遠隔地と効率的にコミュニケーションを取れるようになります。
オンラインでのコミュニケーションは、不正アクセスや情報漏えいが発生しないか不安に感じることがあるかもしれませんが、大手のWEB会議システムは暗号化機能や参加者のIPアドレス指定などの高度なセキュリティ機能が備わっていることから、セキュリティがしっかりしているWEB会議システムを使用することで、情報漏洩のリスクを軽減することが可能です。
関連記事：デジタルホワイトボードでWeb会議を行うメリット＆おすすめWeb会議アプリ
2.画面共有機能、ファイル共有機能を活用する
遠隔地にいる人と共同で作業をしたい際に便利なのが「画面共有機能、ファイル共有機能」です。
ZoomやMicrosoft Teams等のWEB会議システムには、共同作業に便利な機能が数多く搭載されており、その内の1つの画面共有機能ではブラウザやアプリケーションの画面を参加者全員で共有することができます。
画面をそのまま表示することができるので、拠点間での打ち合わせやテレワークでの業務の進捗状況の報告など幅広いシーンで活用することができます。
また、エクセルやワードといったデータを共有しながら編集したい際には、ファイル共有機能が便利です。
この機能ではファイルを参加者同士で共有できるだけでなく、共同で編集を行うことが可能で、拠点間で共同作業を行う際に大変便利な機能となっています。
3.デジタルホワイトボードを追加導入する
通常、小規模の企業では会議室にデジタルホワイトボードを1台のみ設置するケースが多いですが、これではシーンによって使い分けて活用するのが難しくなり、遠隔地と効率的にコミュニケーションを取るのが困難になってしまいます。
そこで推奨したいのがデジタルホワイトボードの追加導入です。
デジタルホワイトボードをもう1台追加で導入し、本社と支社などの拠点間で常時WEB会議システムを接続しておくことでいつでもコミュニケーションが取れるようになり、活発に意見交換を行えるようになります。
製品スペックの詳細はこちらをご覧ください。
遠隔地と効率的にコミュニケーションを取ることができるおすすめのデジタルホワイトボード
デジタルホワイトボードで遠隔地と効率的にコミュニケーションを取る方法をご紹介してきましたが、デジタルホワイトボードの利便性を深く知っていくことで徐々に導入を検討したくなってきたのではないでしょうか。
これからデジタルホワイトボードの導入を考えている企業におすすめしたいのが、「ANSHI TOUCH（アンシータッチ）」という製品です。
「ANSHI TOUCH」は、様々な機能を搭載したインタラクティブホワイトボードで、高いコストパフォーマンスを実現し、企業や学校などで異なるフローに合わせたカスタマイズ性があり、様々な用途で活用することができます。
遠隔地と効率的にコミュニケーションを取るには、WEB会議システムを使用できる機種を選定する必要がありますが、「ANSHI TOUCH」ではZoom、Microsoft Teams、GoogleMeet等のあらゆるWEB会議ソフトを使用することが可能となっています。
さらにWindowsとAndroidの2つのOSが標準搭載されているので、両OSからダウンロードしたアプリを使用することもでき、WEB会議ソフトを使用してアプリの画面を遠隔地と共有することも可能です。
また「ANSHI TOUCH」には本体側面にPCユニットが内蔵されています。
PCユニットが内蔵されていない他社の製品では使用する度にパソコンと繋げる必要がありますが、PCユニットが内蔵されていることでパソコンと接続する手間を省くことができ、ケーブル配線も電源ケーブルのみになり、スマートな見た目に加え、ケーブルを紛失したなどの心配もなくなります。
「ANSHI TOUCH」は65、75、86インチの3つのサイズ展開があり、パネルにはフルHD液晶の4倍の高解像度である4Kを採用していることから、遠隔地にいる人を鮮明に映し出すことができ、設置する場所の広さに合わせて適したサイズを選ぶことでより快適に使用することができます。
デジタルホワイトボードを導入するなら「ANSHI TOUCH」をぜひ選んでみてはいかがでしょうか？
まとめ
今回は、デジタルホワイトボードで遠隔地と効率的にコミュニケーションを取る方法とそのメリットをご紹介しました。
このようにデジタルホワイトボードには拠点間コミュニケーションの活性化や生産性の向上などといった多くのメリットがあり、離れた場所にいる人ともコミュニケーションを取りやすい環境を作ることができます。
さらにWEB会議システムを活用することで拠点間との意思疎通や情報共有を円滑にし、業務効率化につなげることも可能です。
拠点間コミュニケーションに課題を抱える企業は、ぜひデジタルホワイトボードを導入して生産性向上を図り、社員全員が安心して働ける環境を作っていきましょう。
